5 savjeta za praktično organiziranje dokumenata

Podijelite svoje dokumente u tri glavne kategorije - osobne, financijske dokumente i račune o kupnji. Koristite veliki registrator za svaku kategoriju i označite ga tako da kasnije znate što je u njemu. Unutar registratora podijelite dokumente u podkategorije koje možete staviti u mape, fascikle ili omotnice.

U kategoriju osobnih dokumenata složite svakako rodne listove, potvrde o cijepljenju, liječnička izvješća, školske svjedodžbe, diplome, potvrde ili ugovore o radu.

Zatim razvrstajte financijske dokumente u potkategorije s pojedinim oznakama npr. bankovni računi, štednja i ulaganja, zajmovi ili režije.

Za račune za uređaje i druge artikle, dokumenti za kupnju uključuju kupoprodajne ugovore, jamstva, osiguranja pa čak i zemljišnoknjižne izvode.

Možete razvrstati dokumente u pojedinačnim hrpama abecednim redom, kronološki ili prema kategoriji i važnosti. Papiri koji pripadaju istoj potkategoriji mogu se spojiti klamericama ili staviti u plastične omote ili fascikle kako bi se olakšalo arhiviranje.

Nakon što ste sve posložili, možete početi slagati registratore na police u ormaru ili ne police za knjige. Stavite bliže svom stolu dokumente koje najčešće koristite ili koji će vam brže zatrebati u budućnosti. Možete koristiti stolne ladice za pohranu i upravljanje dokumentima do veličine A4 za kratkotrajnu pohranu.

Kada naiđete na dokumente koji vam više ne trebaju ili ih više ne želite čuvati, vrijeme je da ih bacite. Međutim, prilikom odbacivanja vodite računa o povjerljivosti podataka na dokumentima. Najprikladnija opcija je da ih usitnite. Ako dokumenti ne sadrže povjerljive informacije, mogu se reciklirati za ponovnu upotrebu.